4 Servicios para Organizar Archivos Corporativos
La red de muchas empresas no está organizada y requiere atención antes de que la pérdida de información sea irreparable. Esto ocurre frecuentemente al ser manejada a través de desde cualquier aplicación de la red como Windows Explorer, sin los parámetros y perfiles de usuarios adecuados, usuarios que pueden crear o acceder a cualquier archivo en cualquier lugar de la red
Desafortunadamente, existe en la empresa la mala concepción de que los archivos se pueden guardar en donde se guste y con el nombre que se quiera. El resultado puede llegar a ser archivos que son difíciles de encontrar que generan en su búsqueda la disminución de la capacidad de tráfico de información en la red de las empresas. Cuando analizamos empresas, hemos encontrado que existe un significante grado de redundancia en los archivos, con múltiples versiones dentro de una misma red de datos.
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Cuando esto ocurre las labores de revisión de tornan dispendiosas, costosas, desgastantes y consumen bastante tiempo. La revisión de estos archivos va desde la apertura de cada archivo, compararlo con sus correspondientes versiones arrojando como resultado actividades poco prácticas en la organización de la información.
La solución para estas actividades resulta en la adquisición de aplicaciones que hagan las labores de comparación, rastreo de los archivos en toda la red, organización, renombre y reubicación de los mismos.
La solución para la administración de documentos en una “empresa sin papel” o del tipo “paperless office” es usar políticas y herramientas que obliguen la adherencia a los estándares de archivo documental de la empresa. Los servicios para organizar archivos empresariales se facilitan a través de un sistema de administración y gestión documental que se está convirtiendo en una necesidad en empresas de cualquier tamaño.
Los sistemas de gestión documental vienen en dos niveles:
El más sencillo son bases de datos de archivos planos que crean un índice de cada uno de los archivos con el ánimo de encontrarlos con facilidad. Estas son herramientas de costos efectivos para firmas que empiezan la organización de su datos, soportan igualmente los estándares de la empresa de convenciones de nombres y estructuras de directorios que facilitan su visualización a través de Windows Explorer, incluso son recomendables estas herramientas con el solo ánimo de implementar las políticas de almacenamiento de la información y de gestión de datos antes de migrar a aplicaciones más robustas.
El siguiente nivel son aplicaciones robustas de bases de datos sobre plataformas sql. Estas herramientas son menos económicas pero mejoran el desempeño de la gestión de datos en las medianas y grandes empresas, con características más avanzadas de búsqueda, archivo y transferencia de datos. Estas herramientas tienen portales de administración de archivos que se pueden compartir con clientes y módulos de gestión de auditoría de datos que ayudan el control de versiones en los archivos y los perfiles de acceso a determinados directorios y archivos dentro de la red.
Cualquier empresa debe pensar seriamente sus políticas de gestión documental en términos de disponibilidad de la información, control y organización de la misma.
Servicios de almacenamiento en la nube
En los últimos años los servicios de “almacenamiento de información en la nube” se han tornado una alternativa de bajo costo, personalizada con las necesidades básicas de cualquier empresa y con altos estándares de seguridad para cualquier tipo de información. Sin embargo, es necesario aquí recomendar que, la seguridad por claves en algunos archivos cruciales son requerimientos y no lujos que no se pueden dejar al azar.
Entre las alternativas más usadas como servicios parta organizar los archivos empresariales están:
A favor: Funciona bien en plataformas Windows debido a la obvia y esperada compatibilidad entre aplicaciones además de una completa integración si la empresa maneja Office 365.
En contra: Si no maneja todas sus máquinas con Windows empiezan los inconvenientes y los costos empiezan a escalar, además obliga a tener cuentas de acceso con Microsoft.
A favor: Es un servicio multiplataforma, con una interfaz simple pero a la vez elegante que facilita su curva de aprendizaje y manejo. El potente manejo de versiones de cualquiera de los archivos modificados es la gran ventaja de este servicio que permite descargar al pc cualquiera de las versiones del archivo que se esta trabajando.
En Contra: La forma en como se muestran los archivos es muy pobre, cualquier usuario esperaría una interfaz muy parecido a un administrador de archivos y no es así.
A favor: Por ser un servicio de google la búsqueda de archivos dentro de la estructura sincronizada es su mayor ventaja. Apropiado para emprezas que empiezan pues la implementación es rápida y de facil migración.
En Contra: Si la empresa migra de Office a Google apps el proceso de conversión de los archivos de los formatos de Microsoft a los de Google se vuelve una tarea de mucha paciencia. Algunas empresas encuentran en esta característica la razón para no implementar este servicio, pues la sincronización puede tomar más de lo esperado y subir los costos de forma inesperada.
A favor: Las herramientas de colaboración y el control de privacidad hacen de este servicio perfecto para clientes exigentes en términos de disponibilidad, edición y seguridad.
En Contra: La parametrización dependiendo del perfil del usuario que va a acceder a la información es en algunos casos demasiado larga y algunos perfiles no se pueden heredar o copiar.
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