La mayoría de los profesionales independientes cobran sus servicios con una cuenta de cobro. Preparar una cuenta de cobro requiere de tiempo y dedicación porque debe reflejar: i) su estilo profesional ii) se deben completar los soportes para adjuntar al radicado y iii) dependiendo del perfil tributario buscar la menor retención en la fuente. Para esto último se requieren varios requisitos que vamos a revisar en este documento.
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Revisión de los requisitos básicos
Empecemos por el contenido básico de la cuenta de cobro que debe ser
1. La ciudad
La ciudad es fundamental para determinar qué retención en la fuente por concepto de impuesto de industria y comercio debe practicar la empresa cliente a los servicios que estamos ejecutando, en la sección de certificaciones es muy recomendable que usted incluya la actividad económica a la cual presta estos servicios del código de la actividad económica.
2. La fecha
Recuerde que para el año 2020 es recomendable escribir el año completo, la fecha convierte este documento en un hecho económico un documento de fecha cierta para efectos de discusión en caso de que se deba acudir de alguna forma a aspectos jurídicos
3. Valores en letras
El valor de los servicios debe ir no solamente en letras y en números, para aquellos profesionales que están acostumbrados a facturar en moneda diferente al peso colombiano es recomendable incluir la denominación de pesos colombianos (COP$).
4. Contacto actualizado con el RUT
La información debe estar actualizada con el rut, recuerde que sobre este tipo de inconsistencias o no actualizaciones corre la sanción del 658-3 del Estatuto Tributario.
5. Responsabilidad de IVA
Señalar en el cuerpo de la cuenta de cobro si somos o no responsables de IVA, básicamente significa que no estamos obligados a facturar y no estamos obligados a discriminar el IVA en nuestra cuenta de cobro, obvio si usted ya está obligado discriminar el IVA que usted tiene que empezar a usar factura de venta.
6. CIIU Actividad económica y tarifa de retención de ICA
La actividad económica para efectos de la retención de industria y comercio para efectos de que se agilice el cálculo de sus retenciones, lo que recomienda es que usted incluya el código de la actividad vinculada a la actividad económica.
Solicite aquí la tabla de retención de ICA vinculada a cada actividad CIIU
Certificaciones a incluir dentro de la cuenta de cobro
Continuamos con las certificaciones que la norma exige (artículo 383 del Estatuto Tributario) que se hagan bajo la gravedad del juramento:
Requisito 1 residencia Fiscal
Con base en esta primera certificación mi cliente sabrá qué tipo de retención debe practicar
“si soy residente de colombia de conformidad con el artículo 10 del Estatuto Tributario“
Si soy residente pues necesariamente aplican las certificaciones que continúan en la parte de abajo de lo contrario pues la empresa practica la retención en la fuente para NO residentes
Requisito 2 Personal contratado
La segunda certificación corresponde a la cantidad de personas contratadas, es la certificación más importante que tenemos en este momento y consiste en certificar si se han contratado 2 o más trabajadores asociados a la actividad señalada en la cuenta de cobro. La expresión debe contener:
“He contratado dos (2) o mas trabajadores asociados a la actividad señalada en esta cuenta de cobro”
Si usted dice no he contratado dos o más trabajadores significa que usted pudo haber contratado cero (0) o un (1) trabajador en cuyo caso el servicio es considerado que es prestado de forma personal, al ser prestado de forma personal cumple la analogía de rentas de carácter laboral y están sujetas a la retención en la fuente del artículo 383 del estatuto Tributario.
En caso de que usted responda que SI ha contratado 2 o más trabajadores, significa que los servicios que usted está prestando no son considerados prestados de forma personal; en este sentido entonces, el profesional independiente entra en la categoría general de los servicios o los honorarios, es decir o está sujeto a retención del 10% o del 11% o en el caso de los servicios del 4% o del 6%, u otras tarifas en otros casos particulares
Si efectivamente contesta que si ha contratado 2 o más personas entonces es procedente la tercera certificación
Requisito 3 Obligado a declarar renta en el año anterior
Si el independiente está obligado a declarar renta en el año anterior entonces sus retenciones cambian para efectos de honorarios, ya no será del 11% si no será del 10%, y para efectos de los servicios ya no será del 6%, será del 4%.
Si no está obligado a declarar renta, en la retención en la fuente, le corresponden las dos tarifas altas 11% en el caso de los honorarios y del 6% en el caso de los servicios. La expresión debe tener las siguientes características:
“Estoy obligado a presentar declaración de renta por el AG2019”
Requisito 4 Obligado a declarar renta por el año actual
La siguiente certificación corresponde a si usted está obligado a presentar declaración de renta por el presente año, en cuyo caso gozará de los mismos beneficios que anteriormente comentamos para los obligados a declarar renta, es decir la retención en la fuente para el caso de honorarios es del 10% y en el caso de los servicios era del 4%. La certificación básicamente es:
“Los ingresos provenientes de las actividades incluidas en esta cuenta de cobro superan en el año gravable la cifra de 1.400 UVT es decir la cifra para el año gravable 2020 de COP$48’849.800”
Esto quiere decir que, si al momento que usted presentó esta cuenta de cobro por estos mismos ingresos el profesional ya tenía 1.400 UVT entonces es está obligado a declarar renta por el año gravable 2020, en cuyo caso, goza del beneficio de la menor retención tanto en honorarios como en servicios.
Requisito 5 Retención en un porcentaje especial
Esta siguiente certificación corresponde algunos casos en los cuales ya estamos a final de año y las retenciones en la fuente que han practicado durante el año ya son suficientes para pagar el impuesto; a partir de este punto no es necesario que practiquen más retención en la fuente, entonces el artículo 383 del estatuto Tributario permite que se solicite una retención en la fuente inferior, siempre y cuando el procedimiento de retención calculado sea inferior, de acuerdo con el parágrafo 3 del artículo 383 del Estatuto Tributario.
El texto debe contener lo siguiente:
“Solicito sobre la presente planta de coro práctica de una retención del 0%”
Esta certificación usualmente aplica para las personas que hacen una correcta planeación de su declaración de renta o cuyos ingresos son bastante altos, casos en los cuales esta certificación ayuda bastante.
Requisito 6 Certificado de pago de la PILA
La certificación de los aportes de seguridad social a través de la PILA va de la mano con los soportes que se deben adjuntar a la cuenta de cobro, la expresión debe contener lo siguiente:
“se han realizado las contribuciones al sistema general de seguridad social en debida forma en relación con los ingresos recibidos con la presente cuenta de cobros los términos del parágrafo 2 del artículo 108 del Estatuto Tributario”
Y se aclara que el soporte está adjunto, y los pagos se hacen en debidamente en debida forma y sobre las bases aplicables y en los montos correspondientes.
En estricto sentido no es necesario aportar el certificado de pago de PILA ante las entidades públicas, porque ya se puede hacer la validación vía web; sin embargo, en algunas empresas el desgaste administrativo es bastante alto y esto puede generar que se demore la cuenta de cobro. Si usted puede aportarla, apórtela, porque eso ahorra trabajo administrativo y acelera el procesamiento de su cuenta de cobro, de tal forma que se lee se le hace más rápido su procedimiento de retención en la fuente
Requisito 7 Soportes para disminuir la retención en la fuente
La última certificación es cuando usted desea que se tengan en cuenta los soportes que usted va a presentar para efectos de la disminución de la base de retención en la fuente, los soportes como:
Las certificaciones por dependientes,
Las certificaciones de ahorros a cuenta AFC,
La certificación del pago anual de los contratos de salud o medicina prepagada,
La certificación de pagos de pólizas de salud,
Las certificaciones de créditos hipotecarios,
los cuales son completamente procedentes. La certificación puede contener la siguiente expresión:
“solicitó se disminuya la base de retención en la fuente en el valor correspondiente a la aplicación del artículo 387 del estatuto Tributario”
Es decir, si usted aporta los soportes documentales para disminuir la base de retención en la fuente, es recomendable solicitar que se tengan en cuenta estos soportes.
Solicite aquí la plantilla de word de la cuenta de cobro 2020
Soportes para adjuntar a la cuenta de cobro
Ahora hablamos de los soportes de la cuenta de cobro, inicialmente son 4 soportes
Soporte 1 El RUT actualizado
El RUT debe estar actualizado con las últimas modificaciones de la ley 2010 del año 2019, con los cambios que se surtieron sobre el impuesto a las ventas IVA.
Soporte 2 La certificación bancaria para el pago
El segundo soporte es la certificación bancaria en donde se informa los datos de la transferencia electrónica para que los recursos lleguen a las cuentas bancarias del profesional independiente
Soporte 3 Certificación de pago de la PILA
La certificación de aportes al sistema de seguridad social a través de la planilla integrada de liquidación de aportes PILA. Al momento de este vídeo no es necesario que usted presente esos soportes para las entidades públicas, las cuales ya pueden contactar al sistema de seguridad social y validar que los aportes fueron realizados oportunamente y en los montos que corresponden; sin embargo, en las entidades privadas esta facilidad todavía no existe, entonces, es preferible, para evitar demoras en el trámite de su cuenta de cobro, que usted la aporte
Soporte 4 Documentos para disminuir la base de retención en la fuente
El último de los soportes que usted debería entregar, son aquellos que les sirven para la disminución de la base de retención en la fuente, entre los cuales se encuentran, por ejemplo:
La certificación de dependientes
La certificación del pago anual de los contratos de salud o medicina prepagada
La certificación de pagos de pólizas de salud
La certificación de aportes a cuentas AFC
Certificaciones de créditos hipotecarios
Independientemente de si usted pertenece a las rentas de trabajo laborales o si recibe honorarios, estos documentos son procedentes para disminuir la base de retención en la fuente
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