¿Se pueden recibir notificaciones por WhatsApp en procesos disciplinarios del sector privado?

En el post de hoy abordaremos si es posible que un trabajador reciba notificaciones por Whatsapp en procesos disciplinarios de una empresa del sector privado. Comentaremos cómo es conveniente proceder a propósito de una comunicación realizada recientemente por la Oficina Asesora Jurídica del Ministerio de Trabajo de Colombia sobre este tema.  

5.  2- Se puede afirmar que un proceso disciplinario es un conjunto de acciones orientadas a investigar y en algunos casos a sancionar determinados comportamientos o conductas del trabajador, que conlleven incumplimiento de deberes, violación de prohibiciones, y abuso en el ejercicio de derechos y funciones.

La finalidad de un proceso disciplinario debe ser el derecho de defensa, derecho que debe orientar las actuaciones que se desarrollen en el ámbito de las relaciones laborales en el sector privado, dentro de las que encontramos el Proceso Disciplinario.

Cómo se debe tramitar un proceso disciplinario

En el proceso disciplinario en el sector privado, independientemente de la causa del proceso se deben seguir los parámetros establecidos en el artículo 115 del Código Sustantivo del Trabajo, y los lineamientos establecidos por la Corte Constitucional, en especial en la Sentencia C-593 de 2014, en la que se señala que además de acatar el debido proceso, hay que respetar el derecho de defensa, la contradicción de la prueba, el principio de inmediatez yel particular que lo lleva a cabo.

En este sentido, los superiores jerárquicos del trabajador también deben respetarlos derechos fundamentales del Trabajador, tales como la dignidad, el derecho a la intimidad y debe cumplir los parámetros legales; además de que, el procedimiento para realizar el proceso disciplinario debe encontrarse plasmado en el Reglamento Interno de Trabajo de la empresa en particular, el cual debe ser conocido previamente por el Trabajador, el cual por disposición legal debe estar publicado en dos sitios visibles, para conocimiento de los Trabajadores.

El Ministerio de Trabajo mediante concepto de 18 de marzo de 2019 (08SE2019120300000000009292) confirmó los parámetros del proceso disciplinario, incluso a través de plataformas digitales como Whatsapp, en el caso de faltas laborales que sean reprochables y que requieren acciones correctivas, que no llega a ser justa causa para dar por terminado el contrato de trabajo.

Componentes del proceso disciplinario

De forma general el Ministerio de trabajo señala tres componentes del proceso disciplinario en estos casos.

1- El proceso disciplinario debe ser tramitado bajo los parámetros del artículo 115 del Código Sustantivo del Trabajo. 

2- Adicionalmente el proceso disciplinario debe observar y evidenciar los lineamientos establecidos en la Jurisprudencia de la      Corte Constitucional, expuestos en Sentencia C- 593 de 2014, con ponencia del Magistrado Jorge Ignacio Pretelt Chaljub,          en donde se estableció que todo proceso incluyendo el disciplinario del sector privado, debe realizarse de la siguiente              manera

 a- Respetando el derecho de defensa.

b- Observando el debido proceso.

c- Priorizando la doble instancia.

d-Facilitando la posibilidad del Trabajador de acudir a los Estrados Judiciales, en la eventualidad de que no se                   encuentre de acuerdo con la decisión tomada por el Empleador.

Para efectos de sancionar a un empleado, el proceso disciplinario requiere que el trabajador previamente conozca las faltas, la escala de sanciones, el procedimiento que la empresa aplicaría en caso de la comisión de una falta que amerite reproche o correcció.  Si en el Reglamento Interno de Trabajo se establece que las notificaciones se hacen vía whatsapp, sería esta la manera en la que se realice, siempre y cuando el dispositivo requerido para ello, móvil o celular, sea entregado por la empresa o, se haya acordado entre las partes, que como instrumento de trabajo, se acuerdan las condiciones para su consecución, en atención al artículo 57 del Código Sustantivo del Trabajo, el cual señala dentro de las obligaciones de la empresa, el otorgar los instrumentos, herramientas, utensilios de trabajo necesarios, salvo acuerdo contrario.

Análisis de cada aparte del concepto establecido por el Ministerio de Trabajo

A continuación, vamos a revisar cada aparte del concepto establecido por el Ministerio de Trabajo.

A. Normas del Código Sustantivo de Trabajo

La empresa a través de sus representantes, que son los superiores jerárquicos de cualquier Trabajador, tiene la obligación de respetar los Derechos Fundamentales, tales como el Derecho a la intimidad, en efecto el artículo 57 del Código Sustantivo de Trabajo señala:

“Artículo 57. OBLIGACIONES ESPECIALES DEL {EMPLEADOR}. Son obligaciones especiales del {empleador}:

(…)

5. Guardar absoluto respeto a la dignidad personal del trabajador, a sus creencias y sentimientos… “

Por ello, en su calidad de tal, el Empleador debe sujetarse a lo previsto en las disposiciones antes mencionadas pues tiene prohibición Constitucional de hacerlo, debido a que consagra el derecho a la intimidad como un derecho fundamental, cuando en el artículo 15 establece:

“Artículo 15. Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.

En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución.

La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley.

Para efectos tributarios o judiciales y para los casos de inspección, vigilancia e intervención del Estado podrá exigirse la presentación de libros de contabilidad y demás documentos privados, en los términos que señale la ley.”

Por tanto, no es obligatorio para el Trabajador desvelar información intima o consentir en entrar en detalles personales o de su familia que no desea, pues existen premisas Constitucionales y Legales que protegen su Derecho a la Intimidad

 B. Los parámetros de la Corte Constitucional

De la mencionada Sentencia en donde la H. Corte Constitucional se explaya sobre la materia se extracta un aparte fundamental en donde se consagra lo mencionado, así:

“(…) Adicionalmente, la facultad sancionatoria en cabeza del empleador debe ser ejercida en forma razonable y proporcional a la falta que se comete y, estar plenamente probados los hechos que se imputan. En este orden de ideas, la jurisprudencia constitucional ha establecido el conjunto de elementos mínimos que debe contemplar el Reglamento Interno de Trabajo al regular el procedimiento para la imposición de las sanciones disciplinarias que en él se contemplen, entre los que se encuentran:

(i) la comunicación formal de la apertura del proceso disciplinario a la persona a quien se imputan las conductas posibles      de sanción,

(ii) la formulación de los cargos imputados, que puede ser verbal o escrita, siempre y cuando en ella consten de manera         clara y precisa las conductas, las faltas disciplinarias a que esas conductas dan lugar y la calificación provisional de las         conductas como faltas disciplinarias. Acá debe recordarse que el mismo Código Sustantivo del Trabajo dispone que            tanto la conducta como su respectiva sanción debe encontrarse previamente consagradas en el Reglamento Interno          del Trabajo,

(iii) el traslado al imputado de todas y cada una de las pruebas que fundamentan los cargos formulados,

(iv) la indicación de un término durante el cual el acusado pueda formular sus descargos, controvertir las pruebas en su          contra y allegar las que considere necesarias para sustentar sus descargos,

(v) el pronunciamiento definitivo del patrono mediante un acto motivado y congruente,

(vi) la imposición de una sanción proporcional a los hechos que la motivaron; y

(vii) a posibilidad que el trabajador pueda controvertir, mediante los recursos pertinentes, todas y cada una de las                     decisiones ya sea ante el superior jerárquico de aquél que impone la sanción como la posibilidad de acudir a la                    jurisdicción laboral ordinaria.

En este orden de ideas, la Sala Plena de esta Corporación entiende que la interpretación acorde con los postulados constitucionales del artículo 115 del Código Sustantivo del Trabajo, es aquella que impone al empleador que, en forma previa a la imposición de cualquier sanción contenida en el Reglamento del Trabajo, debe garantizarse el respeto de las garantías propias del debido proceso, de conformidad con lo dispuesto en la presente providencia.”

C. En cuanto al Reglamento Interno de trabajo

El Código Sustantivo del Trabajo, establece que, en el Reglamento Interno de Trabajo de la empresa, debe estar plasmado el Procedimiento y la escala de faltas y sanciones, por ello, el artículo 108 del Código Sustantivo del Trabajo, preceptúa:

 “Artículo 108. CONTENIDO.

El reglamento debe contener disposiciones normativas de los siguientes puntos:

(…)

Escala de faltas y procedimientos para su comprobación; escala de sanciones disciplinarias y forma de aplicación de ellas …” (resaltado fuera de texto)

Conclusión

En conclusión, en el proceso disciplinario del sector privado, se deben seguir los parámetros establecidos en el artículo 115 del Código Sustantivo del Trabajo, los lineamientos establecidos para el efecto por la Corte Constitucional, en Sentencia 593 de 2014, además de que el procedimiento, debe encontrarse plasmado en el Reglamento Interno de Trabajo, el cual debe ser conocido en forma previa por el Trabajador, el cual debe estar publicado en dos sitios visibles, para conocimiento de los empleados.

Las notificaciones por Whatsapp podrán realizarse si en el reglamento se prevé que este sea el mecanismo, esta será la manera de efectuarlas. Además, el trabajor debe conocer previamente las faltas, la escala de sanciones y el procedimiento a aplicar en el caso de haber cometido una conducta que amerite reproche.

Descargue el concepto del Ministerio de trabajo aquí.